海外営業の現場で、もっとも神経を使う英文メールのひとつが
「納期遅延のお詫び」です。
- 直接的すぎると関係が悪化しそう
- 曖昧だと責任逃れに見える
- ChatGPTに任せると強すぎる／冷たすぎることがある
この記事では、
実務でそのまま使える「無難で失礼にならない」英文例文を紹介します。
納期遅延のお詫びメールで押さえるべき3つのポイント
英文メールでは、次の順番が重要です。
- 事実を簡潔に伝える
- お詫びの気持ちを明確に示す
- 次のアクションを提示する
👉 言い訳を長く書かないのがコツです。
例文①【もっとも基本・無難】
We sincerely apologize for the delay in the delivery of your order.
Due to unforeseen circumstances, shipment has been delayed.
We are currently working to resolve the issue and will keep you updated.
Thank you for your understanding.
使う場面
- 初めての取引先
- 形式的・安全重視のケース
例文②【理由を軽く添える場合】
We apologize for the delay in delivery.
Due to a production issue, the shipment has been postponed.
We are doing our best to minimize the delay and appreciate your patience.
ポイント
- excuse（言い訳）にならない表現
- 原因は簡潔に
例文③【関係性ができている取引先向け】
We are sorry to inform you that the delivery will be delayed.
Please accept our sincere apologies for any inconvenience this may cause.
We will inform you as soon as the revised schedule is confirmed.
よくあるNG表現（注意）
❌ Too direct
The delay happened because of our factory.
❌ 責任回避に見える
The delay was unavoidable.
👉 主語をぼかし、感情より配慮を優先するのが正解です。
ChatGPTで作った英文をそのまま使って大丈夫？
ChatGPTは便利ですが、
- 強すぎる謝罪
- 法的責任を連想させる表現
- 日本語的な回りくどさ
が混ざることがあります。
最終的には「実務で無難かどうか」の判断が必要です。
まとめ
- 納期遅延のお詫びは
短く・丁寧・次の行動を示す - 理由は最小限でOK
- 毎回ゼロから考える必要はない
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