海外取引で避けられないのが クレーム対応 です。
内容以上に重要なのは、
最初の英文メールで火を大きくしないこと。
英語が正しくても、
- 責任逃れに見える
- 上から目線に感じる
- 誠意が伝わらない
こうした理由で、
問題が長期化するケースは非常に多いです。
この記事では
実務で実際に使い、相手をこれ以上怒らせなかった英文
のみを紹介します。
まず結論：一番安全なクレーム初動対応
▼ クレーム受領＋お詫び（基本形）
Thank you for bringing this matter to our attention.
We sincerely apologize for the inconvenience caused.
We are currently investigating the issue and will get back to you shortly.
✅ まず「受け取った」ことを明示
✅ 事実確認前に言い訳しない
✅ 余計な約束をしない
原因調査に時間がかかる場合
We apologize for the inconvenience.
We are looking into the details of this issue with our internal team.
We will update you as soon as we have further information.
👉 “as soon as possible” の多用は避ける
→ 期待値を上げすぎないため
自社に非がある可能性が高い場合
We sincerely apologize for the inconvenience caused.
This issue does not meet our quality standards.
We are taking immediate action to prevent recurrence.
👉
- “mistake”
- “our fault”
を最初から断定しないのがポイント
相手の指摘が事実か未確定な場合（重要）
Thank you for your message.
We understand your concern and are currently reviewing the situation.
We will contact you again once the investigation is complete.
👉
否定しない
認めすぎない
実務で一番使う表現です。
書かない方がいい表現（実務NG）
❌ We do not think this is our responsibility.
❌ This problem was caused by your side.
❌ There should be no issue.
👉
正しくても
関係を悪化させる表現です。
なぜChatGPT英文はクレーム対応に向かないのか
ChatGPTは
- 強い表現
- 論理的に正しい反論
を出しがちです。
しかし実務では
👉 「正しい」より「収まる」 が最優先。
このブログでは
実際に送って問題が拡大しなかった英文
だけを載せています。
実務で「考えずに使える」例文集を準備中です
現在、
海外営業・貿易実務向けに
**英文メール例文PDF（50例文）**を準備しています。
収録予定：
- 納期遅延
- クレーム対応
- 進捗確認
- 条件・価格交渉
すべて
実務で使い、トラブルにならなかった表現のみ。
👉
無料版（抜粋）＋ 有料版（完全版）を予定しています。
まとめ
- クレーム対応は「初動」が9割
- 言い訳しない
- 否定も断定もしない
- 短く、落ち着いた英文が最強
このブログでは
英語学習ではなく、実務で終わらせる英文
だけを扱います。
次に読むべき記事
▶ 【そのまま使える】海外営業 納期遅延のお詫び英文メール例文
▶ 【そのまま使える】海外営業 進捗確認 英文メール例文（準備中）
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